Dienpinigių apskaita – tai svarbi kiekvienos įmonės finansinės veiklos dalis, susijusi su darbuotojų komandiruočių planavimu ir įforminimu. Tai nėra tik formalumas – neteisingas dienpinigių apskaičiavimas gali sukelti mokestinių pažeidimų riziką, ypač kai išmokos viršija nustatytas normas arba nėra tinkamai pagrįstos dokumentais, komentuoja Wise Docs specialistai.
Kas laikoma dienpinigiais?
Dienpinigiai – tai išmokos, skirtos padengti darbuotojo išlaidas, patiriamas kelionės metu į kitą miestą ar šalį darbo tikslais. Šios sumos padeda padengti maisto, smulkių išlaidų ir dalies pragyvenimo išlaidas. Dienpinigiai mokami už kiekvieną komandiruotės dieną, nepriklausomai nuo savaitgalių ar šventinių dienų.
Teisinis pagrindas ir normos
Dienpinigių tvarką reglamentuoja Lietuvos Respublikos darbo kodeksas, Vyriausybės nutarimai bei Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) gairės. Pagrindiniai aspektai:
- Dienpinigiai neapmokestinami, jei darbuotojo darbo užmokestis siekia bent 1,65 x MMA (nuo 2024 m. – 1524,60 €).
- Norminiai dienpinigių dydžiai skiriasi priklausomai nuo šalies. Pvz., komandiruotė į Lenkiją – 50 €, į Vokietiją – 60 € per dieną.
- Jeigu atlyginimas mažesnis – viršnorminės sumos apmokestinamos GPM ir „Sodros“ įmokomis.
Komandiruotės įforminimas: nuo įsakymo iki ataskaitos
1. Komandiruotės įsakymas
Visos komandiruotės turi būti pagrįstos raštišku įsakymu. Šiame dokumente turi būti nurodyta:
- Komandiruotės laikotarpis ir vieta.
- Kelionės tikslas (mokymai, susitikimas, montavimo darbai ir kt.).
- Darbuotojo vardas ir pareigos.
- Išmokamų dienpinigių dydis ir kitos kompensuojamos išlaidos.
2. Avansinė išmoka
Darbuotojui, prieš išvykstant į komandiruotę, išmokamas avansas – tai numatoma suma dienpinigiams, transportui, apgyvendinimui ar kitoms būtinosioms išlaidoms padengti. Avanso išmokėjimas turi būti pagrįstas kasos išlaidų orderiu arba pavedimu.
3. Grįžus – ataskaita ir išlaidas pagrindžiantys dokumentai
Pasibaigus komandiruotei, darbuotojas per 5 darbo dienas turi pateikti:
- komandiruotės ataskaitą,
- kelionės dokumentus (bilietus, kvitus),
- viešbučio sąskaitas,
- kitus čekius ar kvitus, susijusius su komandiruotės išlaidomis.
Kada dienpinigiai mažinami?
Yra situacijų, kai norminiai dienpinigiai mažinami:
- Jei darbuotojui komandiruotės metu suteikiamas nemokamas maitinimas – dienpinigiai mažinami atitinkamai 50–70 %.
- Jei dalis laiko nedirbama (pvz., mokymai trunka tik pusdienį) – dienpinigiai mažinami proporcingai.
- Jei darbuotojas atsisako komandiruotės – avansas grąžinamas pilnai.
Praktinis pavyzdys
Darbuotojas siunčiamas į komandiruotę į Estiją 3 dienoms. Dienpinigių norma Estijai – 57 €. Įmonė moka darbuotojui 2000 € atlyginimą, todėl dienpinigiai neapmokestinami.
Skaičiavimas: 3 x 57 € = 171 € (mokami dienpinigiai).
Jei per komandiruotę suteikiamas nemokamas maitinimas, tarkime – pusryčiai ir pietūs, tuomet dienpinigiai mažinami 70 %:
171 € – 70 % = 51,30 € mokama darbuotojui.
Kaip išvengti klaidų dienpinigių apskaitoje?
- Visada pasirašykite įsakymą prieš komandiruotę.
- Pateikite visus čekius grįžus – ypač už degalus, apgyvendinimą, bilietus.
- Naudokite standartizuotą komandiruotės žiniaraštį.
- Neviršykite nustatytų normų be pateisinamos priežasties.
Daugiau praktinių pavyzdžių, normų lentelių ir patikimų skaičiavimo rekomendacijų galite rasti šiame išsamiame dienpinigių apskaitos vadove.
Dienpinigių skaičiavimas – tai ne tik įmonės buhalterijos pareiga, bet ir darbdavio atsakomybė užtikrinti skaidrią bei teisingą komandiruočių apskaitą. Gerai parengta dienpinigių sistema padeda taupyti laiką, užtikrinti darbuotojų pasitikėjimą ir išvengti mokestinių rizikų. Naudojantis aiškiais apskaitos principais bei skaitmeniniais įrankiais, šį procesą galima padaryti lengvai valdomu ir efektyviu.
